Ferramentas de Teletrabalho

O coronavírus trouxe diversos desdobramentos quando o assunto é vida profissional. Entre eles, obviamente, o medo de ficar desempregado, visto que muitas empresas não vão sustentar suas contas de portas fechadas. Muitas pessoas, inclusive, já foram demitidas como forma de conter gastos e tentar manter o empreendimento de pé. Para aqueles que não foram demitidos e seguem com as suas atividades, o home office se tornou obrigatório. Salvo funções que realmente não conseguem exercer seu papel à distância, todos os colaboradores foram mandados para casa. É uma ques-tão de saúde e o covid-19 não pode ser subestimado.
Nesse cenário, muitas empresas e funcionários se viram totalmente perdidos. Afinal, como fazer em casa tudo o que era feito dentro do escritório, mantendo contato com todos para conseguir dar andamento nas atividades?

É realmente um modo de vida diferenciado e o choque de realidade é bem grande. No Brasil, apenas as startups costumam trabalhar no esquema de home office. O que muitos empreendimentos e empresas ainda não sabem é que, hoje, há diversas ferramentas que possibilitam o trabalho integralmente home office sem penar em nenhuma questão de produtividade ou comunicação. Há sistema de armazenamento e comunicação totalmente integrados, fazendo com que todos os colaboradores consigam realizar suas ações, trocar ideias, ter reuniões, compartilhar o andamento de suas atividades e muito mais.Ao contrário do que muitas empresas pensam, a produtividade costuma crescer cerca de 10% em funcionários que estão trabalhando em casa. Há muitas ferramentas que ajudam a gerenciar e otimizar uma equipe em home office. Segue às principais delas:

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Servidor de Arquivos

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Virtual Private Network

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Telefonia IP - Voip

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Vídeo Conferência

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E-mail Corporativo

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Hospedagem de Sites

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Backup de Arquivos

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Ferramentas de Colaboração

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Servidor de Arquivos

Quando o assunto de trabalhar em home office a primeira ferramenta que deve ser considerada é o servidor de arquivos via mapeamento de rede. O nome pode parecer complexo, mas não é preciso nenhum conhecimento prévio em informática para entender.

Esses servidores, que também são chamados de File Server, nada mais são do que um sistema de armazenamento – ou seja, um computador – conectado com outras redes, inclusive redes via web.

O objetivo desses servidores é armazenar arquivos, como tabelas, dados, documentos, informações, relatórios, vídeo ou qualquer outra coisa que possa ser armazenada em meio digital.

Este servidor de armazenamento costuma ser implantadoem desktops (os computadores convencionais), pois são máquinas mais potentes e com grande espaço de armazenamento.

Entretanto, é possível instalar nos mais diversos apa–

relhos, como celular e até mesmo uma smart TV!
“E porque eles são tão importantes?” algumas pessoas
se perguntam. Esses servidores conseguem reunir todas as informações em uma única plataforma e diferentes pessoas podem ter acesso a ela.

Fazendo uma analogia, um computador faz o papel de
uma sala física que contenha todos os documentos de
uma empresa. A pessoa que é autorizada pode entrar
na sala e procurar aquilo que deseja.

Do mesmo jeito que um usuário autorizado acessa o sistema e seleciona os arquivos que procura. É fácil, rápido e melhora a gestão de qualquer empresa de forma inestimável!

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Telefonia IP - Voip

Nenhuma empresa, independente de seu tamanho, funciona sem que haja uma boaferramenta de comunicação. Apesar de aplicativos de mensagens e e-mails serem muito eficientes, os telefones são mais rápidos. É impressionante como a tecnologia de informação agrega à vida pessoal e profissional de qualquer pessoa. Hoje, por exemplo, a ferramenta de telefonia PABX trazimensas vantagens.

PABX é a sigla para “Private Automatic Branch
Exchange”, cuja tradução é “Troca Automática De
Ramais Privados”. O seu objetivo é claro: distribuir
as linhas de telefone em diversos ramais. Antigamente, se uma empresa tinha 10 funcionários que precisam usar constantemente o telefone era necessário haver 10 linhas de telefones. A consequência disso? Grandes gastos e diversos números associados.

O PABX traz exatamente essa solução. Funciona da seguinte maneira:

há o gerenciamento de ramais a partir de um “telefone base”, de um único número.

Normalmente o telefone central fica na secretaria e a responsável encaminha as ligações para cada setor.
Os colaboradores da empresa, por sua vez, podem usar os telefones concomitantemente que não haverá nenhuma interferência.

O PABX Digital do tipo VoIP é um dos mais modernos e sua transmissão é feita pela internet. Não há nenhuma interferência, há discagens diretas dos ramais e muito mais.

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E-mail Corporativo

O e-mail corporativo de domínio próprio é, muitas vezes, subestimado. Entretanto, é uma grande ferramenta (principalmente para quem está trabalhando em home office).

Primeiramente, é interessante entender o seria o e-mail corporativo com domínio próprio. O domínio é a parte do e-mail depois do @. Os principais domínios são “Hotmail.com”, “gmail.com” e “Yahoo.com”.
Os e-mails pessoais, por exemplo, costumam estar vinculados a algum desses domínios. Mas uma empresa pode desenvolver o seu e-mail corporativo com domínio próprio.

Supondo que determinada empresa chame “Fantasia”, ela pode criar um domínio com esse nome. Seus colaboradores teriam um e-mail personalizado, como:
nome@fantasia.com.br

Quais as vantagens disso? Primeiramente, representatividade e confiança. É importante para qualquer empresa investir na sua identidade e ter um e-mail personalizado faz parte disso.

Para os prestadores de serviço ou fornecedores, é mais confiável fazer negócio quando há o próprio e-mail corporativo.E por que isso é tão interessante no home office? Nesse caso, as trocas de email serão muito mais frequentes. Todos os assuntos que antes eram
resolvidos pessoalmente terão que ser repassados por e-mail.

Imagine uma empresa com 100 funcionários (o que é relativamente pouco), como seria possível anotar o endereço de e-mail de todos eles? É praticamente
inviável.

Quando a empresa opta por um e-mail com domínio próprio todos os colaboradores são facilmente encontrados na lista.

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Backup de Arquivos

Por último, porém não menos importante, uma ferramenta essencial para qualquer negócio é o
backup de arquivos. É importante dizer que essa tecnologia é fundamental independente de haver trabalho em home office ou não.

Hoje, os sistemas de armazenamento estão cada vez mais seguros e as chances de acontecer algum problema no servidor a ponto de apagar todas as
informações são menores, entretanto, ainda pode acontecer.

Empresas ou pessoas que possuem um sistema central em um computador, por exemplo, podem perder todas as informações em caso de furto. No caso do home office, visto que não há o setor de TI próximo, podem acorrer alguns descuidos, resultando na exclusão de arquivos importantes.

Resumindo, o backup de arquivos é a garantia de que todos os documentos não serão perdidos, mesmo que haja algum problema no sistema ou dano físico no computador de armazenamento.

O procedimento pode ser feito diariamente e é muito importante verificar se os backups de arquivo estão sendo realizados de forma correta, garantindo a
integridade de todas as informações.

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Virtual Private Network

Ainda seguindo esta linha de armazenamento e acesso de informações, o VPN se tornou um aliado poderosíssimo no home office. Talvez seja a ferramenta mais importante para que os funcionários consigam exercer suas funções sem serem

prejudicados.

VPN é a sigla para Virtual Private Network.

Traduzindo, temos:Rede Privada Virtual. Já é possível ter uma ideia do que se trata somente pelo nome.

Em resumo, o objetivo dessa ferramenta é permitir o tráfego de funcionários dentro de uma rede, onde é possível ter acesso remoto ao computador de
armazenamento.

Talvez um exemplo ajude a ilustrar melhor essa ferramenta: determinada empresa armazena todos os seus documentos emum servidor próprio, ao qual ninguémtem acesso, somente os funcionários autorizados.

Com a necessidade de fazer home office por conta do covid-19, como os funcionários teriam acesso aos documentos armazenados? Normalmente, tais informações são requeridas a todo o momento para dar continuidade às atividades.Outra particularidade do VPN que merece ser pontuada é em relação à segurança. A rede é altamente segura e, por isso, é muito utilizada por órgãos que necessitam de

alto sigilo de informações.

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Vídeo Conferência

As videoconferências já estavam se tornando populares antes mesmo do covid-19 e, agora, a tendência é que elas venham para ficar. Entrevistas de
emprego, por exemplo, estão cada vez mais sendo feitas através dessa plataforma.

As reuniões não são feitas presencialmente, mas, sim,
cada um em sua casa. Há diversos aplicativos para realizá-las, sendo o Skype e o Hangouts Meet as mais conhecidas. Porem existem outras ferramentas
mais completas para colaboração.

Hoje, qualquer notebook tem acesso à câmera e apenas com um fone simples de ouvido é possível se

comunicar.

O acesso à internet está cada vez melhor, eliminando os problemas durante as vídeo chamadas.

É possível criar salas de reuniões e inserir todos os participantes. Se estas forem recorrentes, não será necessário convidar um por um novamente, basta começar uma chamada dentro da sala de reunião previamente criada.

É realmente uma forma eficiente de se comunicar e resolver problemas. Só é preciso estar atento às condições de imagem e som, por isso, é sempre
imprescindível estar em um lugar claro e silencioso para não comprometer a conversa.

Para um gestor que precisa trabalhar em home office, por exemplo, é possível fazer salas de reuniões com cada setor da empresa. É fácil, rápido e
extremamente acessível.

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Hospedagem de Sites

A hospedagem de site é, basicamente, o meio necessário para organizar um site e disponibilizá-lo na internet (exatamente como qualquer site online
disponível).

Esse tipo de ferramenta pode ser interessante no home office por diversos fatores. Pensando nas questões organizacionais de uma empresa, por exemplo, é possível criar uma plataforma que possibilite a atualização de tarefas.

Os colaboradores podem declarar quais são as atividades que estão sendo trabalhadas e todos ficam por dentro do desenvolvimento da empresa.

Criar um site traz muitas possibilidades, resta para empresa conversar com seus colaboradores e decidir o que esse tipo de plataforma pode fazer para
facilitar o trabalho à distância.

No âmbito individual, ou seja, para quem tem o seu próprio negócio e trabalha em casa, ter o seu próprio site é essencial para promover o seu negócio. É nele que haverá os meios de compra eapresentação dos produtos.

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Ferramentas de Colaboração

A Ferramenta de colaboração é um sistema empresarial de troca de mensagens e comunicação de equipes simplificado e fácil de usar. Ela centraliza a comunicação da sua equipe em um só lugar, com pesquisa instantânea e disponibilidade em
qualquer lugar.

Você pode criar sua própria solução de bate-papo hospedada de forma privada. O aplicativo permite manter todas as comunicações das suas equipes em um só lugar, oferecendo a todos os usuários mais facilidade para conversar em bate-papos entre duas pessoas ou em grupo ou mesmo madar aúdios, figuras,memes e vídeos.

Isso é possível com o recurso de canal privado e público. Tenha uma comunição direta e com histórico de mensagens dos projetos de seus parceiros ,clientes e dos times internos.

A ferramenta também serve para geraração de links de arquivos para que outras pessoas externas ao sistemas tenham acesso.

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